In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie man den PlanSo Terminplaner mit Microsoft Outlook sowie auf Mobilgeräten mit den Betriebssystemen Android und iOS synchronisiert. Damit haben Sie die Möglichkeit von überall auf Ihre (und natürlich auch alle anderen relevanten) Termine zuzugreifen.

Kurz zum Aufbau des Tutorials: Zuerst geht es darum, wie man einen Termin erstellt (Schritt 1). Danach wird in Schritt 2 erklärt, welche Vorbereitungen zur Synchronisation des Terminplaners vorgenommen werden müssen. Folglich lernen Sie in Schritt 3 die Synchronisation mit Microsoft Outlook. In Schritt 4 sehen Sie, wie der Terminplaner auch mobil vernetzt werden kann, hier am Beispiel eines Android Smartphones. Für alle Apple-Nutzer, die das Betriebssystem iOS installiert haben, ist dann Schritt 5 interessanter.

Sind Sie soweit? Dann fangen wir an.

Zuerst loggen Sie sich ganz normal über die PlanSo Applikation mit Ihren Login-Daten ein. Auf der Startseite sehen Sie dann links am Rand unter „Schnellzugriff“ den Reiter „Terminplaner“. Sollte dieser dort nicht zu finden sein, kann er über das Hauptmenü aufgerufen werden.

Nachdem Sie auf den Terminplaner geklickt haben, öffnet sich automatisch der Kalender. Es zeigt sich letztlich folgende Übersicht:

Dort werden zeitlichen Angaben sowie die Termine aller Mitarbeiter am heutigen Tag dargestellt. In der Kopfzeile können Sie jederzeit wählen, welche Termine eines Mitarbeiters angezeigt werden sollen.

Tipp: Bei Klick in die Checkbox wird nur das Häkchen entfernt, bei Klick auf das Namenskürzel wird ausschließlich dieser Mitarbeiter angezeigt.

Um nachher prüfen zu können, ob die Synchronisation funktioniert hat, legen wir kurz einen Termin für einen der Mitarbeiter an. Diesen legen wir exemplarisch auf den 20.05., damit dieser auch nicht mehr in der Vergangenheit liegt. Nachdem Sie in der Kopfzeile den entsprechenden Mitarbeiter ausgewählt haben, ziehen Sie mit der Maus ein neues (Termin-)Feld auf. Während der Erstellung des Termins zeigt sich folgendes Bild:

Dort können detaillierte Angaben zu dem entsprechenden Termin gemacht werden. In unserem Beispiel lassen wir der Einfachheit halber alles unausgefüllt und klicken auf „speichern“. Danach erscheint in der Übersicht der neu angelegte Termin.

Schließlich soll der Kalender nun verknüpft werden, damit er auch von unterwegs aufgerufen werden kann. Dazu klicken Sie bitte auf das dritte Icon oben rechts (wenn Sie die Maus drüber halten, erscheint das Feld „Mobil-Zugang anzeigen“).

Es öffnet sich rechts am Rand eine neue Leiste (Mobilansicht), in der mehrere Optionen auszuwählen sind:

(1) Hier sehen wir ganz oben sowie ganz unten einen QR-Code zum Einscannen. Der oberste enthält die Mobilversion des Terminplaners. Der untere Code enthält lediglich den Link bzw.die URL des Kalender-Abos. Dieser kommt nachher zum Tragen, wenn wir alle Einstellungen vorgenommen haben.
(2) Zuerst kann eingestellt werden, wie weit vergangene Termine angezeigt werden sollen. Bis zu einer Woche ist dies rückwirkend möglich.
(3) Im zweiten Block können zukünftige Termine angezeigt werden. Dies ist bis 8 Wochen im Voraus möglich - hier lohnt es sich natürlich auch, etwas vorausschauender zu agieren.
(4) Die letzte Box bietet die Möglichkeit entweder alle Termine (also von jedem Mitarbeiter) anzeigen zu lassen oder einen einzelnen auszuwählen.
(5) Darunter erscheint das Feld „Abonnement URL“. Das ist der Link, den wir gleich für die Synchronisation benötigen.

Nun aber zurück zum Setup: Mit einem Klick auf „Vergangene Termine anzeigen von: Heute Morgen“ konfigurieren wir die zurückliegenden Termine im anzuzeigenden Kalender. An dieser Stelle wählen wir exemplarisch „1 Tag vor heute“, d.h. Sie können an jedem Tag auch die Termine des vergangenen Tages einsehen.

Nachdem wir beispielsweise „1 Tag vor heute“ eingestellt haben, muss ebenso konfiguriert werden, inwieweit zukünftige Termine angezeigt werden sollen.

Nun kommt der entscheidende Punkt: Wessen Termine sollen angezeigt werden? An dieser Stelle wählen wir nur den entsprechenden Mitarbeiter aus.

Sie öffnen zuerst Outlook selbst und wechseln unten links von E-Mail auf den Reiter „Kalender“. Dann öffnet sich der ganz normale Outlook-Kalender.

Nun möchten wir den PlanSo Terminplaner hier integrieren, weshalb wir mit der rechten Maustaste auf „Andere Kalender“ links am Rand klicken. Dann halten wir den Cursor über „Kalender hinzufügen“ „Aus dem Internet..“ und klicken abschließend einmal hinein.

Danach öffnet sich ein neues Fenster, das nach einem Link verlangt.

Zurück in Outlook fügen wir diesen per Copy+Paste in das gewünschte Fenster ein und klicken auf „OK“. Danach öffnet sich ein neues Fenster, das den Link zeigt. Mit einem Klick auf „Erweitert …“ können Sie dem Ordner direkt einen neuen Namen verleihen.

Wir tragen „PlanSo Termine“ ein und speichern mit „OK“. Das vorherige Fenster bestätigen wir mit „Ja“:

Wahlweise kann nun der eigene Kalender über das „X“ geschlossen werden, sodass nur noch der neu angelegte PlanSo Terminplaner angezeigt wird.

Fertig ist die Laube!

Da der PlanSo Terminplaner über iCal nicht direkt mit Google verknüpft ist, muss ein kleiner Umweg mit der Installation einer zusätzlichen App gegangen werden. Aus eigener Erfahrung empfehlen wir zur Synchronisation die App iCalSync, welche einfach zu bedienen ist und so gut wie keinen Speicherplatz verbraucht.
Dementsprechend suchen Sie die App iCalSync bitte zuerst im Google Play-Store und laden diese herunter. Ihr Smartphone sollte diese dann automatisch installieren.

Nach dem Herunterladen und der Installation brauchen Sie die App noch nicht direkt zu öffnen. Wie Sie sich vorstellen können, benötigen wir nämlich auch hier gleich wieder den Abonnement Link des PlanSo Terminkalenders. Um diesen nun auf das Smartphone zu bekommen haben Sie zwei Optionen. Entweder Sie schicken sich den Link vom PC aus per Mail selbst zu, um ihn dann vom Smartphone aus zu kopieren oder Sie scannen den unteren QR Code ein, über den im Anschluss einzig die URL angezeigt wird, die dann wiederum kopiert werden kann.

Sie haben also freie Wahl! Nachdem Sie den Link via Smartphone kopiert haben, öffnen Sie bitte die App und stimmen den Datenschutzrichtlinien, AGBs, etc. zu. Nun erscheint die Benutzeroberfläche der App iCalSync.
Über das „+“ oben rechts können Sie dann einen neuen Kalender hinzufügen.

Tippen Sie darauf, damit sich ein neues Menü öffnet. Jetzt müssen die erforderlichen Daten eingetragen werden. Dort sollten Sie dem Kalender einen Namen verleihen und im zweiten Feld die kopierte URL eintragen. Außerdem haben Sie die Option die „Sync Periods“, also die Zeitintervalle der Synchronisation, zu verändern.

Tipp: Je öfter synchronisiert wird, desto aktueller ist Ihr mobiler Kalender,aber desto mehr leidet auch der Akku ;)

Schließlich können Sie sich noch die Farbe aussuchen, die letztlich im Kalender bei den einzelnen Einträgen angezeigt werden soll.

Mit dem Tippen auf das grüne Häkchen oben rechts speichern Sie die Angaben und kommen in die ursprüngliche Übersicht zurück. Dort wird der neu angelegte Kalender dann angezeigt.

Nach erfolgreicher Konfiguration schließen Sie die App und öffnen Ihren Kalender im Smartphone.
(Die Darstellung kann bei Ihrem Gerät variieren; im Test wurde ein LG verwendet.)
Tippen Sie auf das Options-Feld oben rechts im Kalender und wählen Sie „Kalender synchronisieren.“ In der neuen Ansicht setzen Sie das Häkchen in der Checkbox Ihres neu erstellten Kalenders und tippen auf „Speichern“

Abschließend tippen Sie erneut auf Optionen (in unserem Beispiel die drei Punkte oben rechts) und tippen auf „Jetzt synchronisieren“.
Folglich erscheint der synchronisierte Kalender nun auch auf Ihrem Android Smartphone :)
Unter Menü (hier oben links) kann noch einmal überprüft und eingestellt werden, welche Kalender im Smartphone angezeigt werden sollen.

Nun zur eigentlichen Synchronisation mit iOS: Gehen Sie zuerst in die „Einstellungen“ Ihres iPhones. Scrollen Sie so weit nach unten, bis der Menüpunkt „Mail, Kontakte, Kalender“ erscheint und wählen Sie diesen Menüpunkt aus.

Danach öffnet sich ein neues Fenster, hier wählen Sie „Account hinzufügen“. Es werden im Anschluss bereits bestehende Accounts angezeigt, jedoch muss für die Synchronisation des Kalenders ein neuer Account angelegt werden, weshalb wir auf „Andere“ tippen.

In der folgenden Übersicht („Andere“) gehen wir auf „Kalenderabo hinzufügen“.

Nun muss auch hier der Link des PlanSo Terminplaners eingefügt werden. Das machen wir über Copy+Paste mit dem bereits im ersten Schritt kopierten Link.

Nachdem der Link eingefügt wurde, wird das „Weiter“ Feld oben rechts blau eingeblendet, woraufhin Sie auch darauf klicken.

Im nun folgenden Fenster erscheinen fünf neue Punkte:
Den Server hat sich das iPhone selbst ausgesucht und auch bei Beschreibung wurde der Link übernommen. Benutzername und Passwort sind optional und werden deshalb hier nicht vergeben. Weil die Beschreibung aber nicht so nutzerfreundlich aussieht, markieren wir den Link an dieser Stelle, löschen ihn und benennen das Beschreibungs-Feld für das Kalenderabonnement um. Im Beispiel heißt es nun „PlanSo Termine“. Noch einmal im Überblick:

Mit dem Klick auf „Weiter“ haben Sie den Kalender erfolgreich mit Ihrem iPhone verbunden!