Dokumentenmanagement

Schaffen Sie manuelle Archivierung ab, mit dem DMS von PlanSo.

Dokumente verwalten mit PlanSo

Das DMS von PlanSo automatisiert und digitalisiert Ihr Dokumentenmanagement. Durch den Upload in PlanSo erübrigt sich die manuelle Archivierung von Unterlagen. Dies spart Kosten und reduziert den Archivierungsaufwand Ihrer Mitarbeiter.

Wichtige Dokumente können direkt mit konkreten Aufträgen oder sonstigen betrieblichen Abläufen  verknüpft und für diese hinterlegt werden. Sie selbst konfigurieren die Ordnerstruktur und verteilen Lese- und Schreibrechte an Ihre Mitarbeiter. Durch die integrierte Texterkennung können Ihre Mitarbeiter direkt in den entsprechenden Dokumenten suchen.

Anwendungsmöglichkeiten und Besonderheiten des Dokumentenmanagements

Automatisierung

Dokumente werden via Upload in PlanSo automatisch erkannt und kategorisiert. Die manuelle Archivierung von Unterlagen oder Grafiken entfällt, was den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter reduziert und Kosten spart.

Verknüpfung betrieblicher Daten

Sie können jedem betrieblichen Datensatz, bspw. Aufträgen, Kunden, Mitarbeitern oder Produkten, beliebige Dateien zuordnen und diese miteinander verknüpfen. Somit haben Sie jederzeit die relevanten Informationen zur Hand.

Texterkennung & Suche

PlanSo ist mit einer automatischen Texterkennung ausgezeichnet. Diese ermöglicht es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, unmittelbar aus PlanSo heraus in den Inhalten jedes denkbaren Dokuments zu suchen.

Frei konfigurierbar

Neben der frei konfigurierbaren Ordnerstruktur können freie Meta-Felder angelegt werden. Entsprechend können jedem Dokument Attribute nach Ihren Vorstellungen vergeben werden, bspw. Autor, Inhalt, Zuständiger o.Ä.

Mobiler Zugang

Alle hochgeladenen Dateien werden in der Cloud gespeichert und können somit direkt von allen Mitarbeitern von überall eingesehen und geändert werden. Datenfürstentümer und -friedhöfe gehören somit der Vergangenheit an!

Multi-User-Nutzbarkeit

Dank der Cloud-Technologie können Ihre Mitarbeiter gleichzeitig Dateien abspeichern oder einsehen. Individuelle Rechte und Rollen bestimmen, welcher Dateien durch welchen Mitarbeiter bearbeitet werden dürfen.

Dateiformate & Vorschau

Sie können jedes denkbare Dateiformat in PlanSo abspeichern und aufrufen. Unabhängig vom Format können Sie jedes Dokument in einer handlichen Vorschau einsehen.

Rechte & Rollen

Verteilen Sie selbst Kompetenzen und Rechte an Ihre Mitarbeiter. Über gezielte Rechte und Rollen können Sie selbst die Freigabe von einzelnen Dateien bestimmen.

Multi-Datei-Upload

Laden Sie beliebig viele Dateien gleichzeitig in PlanSo. Die zügige Handhabung per Drag-n-Drop ist unkompliziert und für jeden Mitarbeiter verständlich.

Screenshots

Funktionen des PlanSo Dokumentenmanagements

Zusammenfassung der wichtigsten Eigenschaften
  • Komfortabler Upload von Dateien
  • Übersichtliche Verwaltung von Dokumenten
  • Mittels OCR Texterkennung auf gescannte Dokumente inhaltlich durchsuchen
  • Dateivorschau für alle Officeformate
  • Automatisierte Zuweisung zu betrieblichen Daten
  • Automatische Erkennung von Dokument-Typen: z.B. Rechnung
  • Flexibles Rechte und Rollenmanagement zur individuellen Freigabe einzelner Dokumente
  • Freie Vergabe von Attributen und Meta-Daten
  • Dokumentenversandt mit einem Klick
  • Zugriff von Smartphone, Tablet und PC
  • Verknüpfung mit Kundenkommunikation und Vorlagenassisten
  • Zuweisung von Dateien zu Datensätzen innerhalb von PlanSo
  • Dateien mit Mitarbeitern teilen

Weitere Module, die das Dokumentenmanagement ergänzen

Workflow-Management

Bilden Sie betriebliche Vorgänge ab und setzen diese in zusammenhängende, flüssige Ablaufpläne.

Vorlagenassistent

Erstellen Sie Mustervorlagen nach Ihrem eigenem Wunsch in jedem gängigen Microsoft Office oder PDF-Format.

Kundenkommunikation

Versenden Sie relevante Unterlagen und Dokumente automatisiert an Ihre Kunden und sonstige Interessenten.

Rechnungen & Angebote

Generieren Sie Angebote & Rechnungen für Interessenten und Kunden mit einem Knopfdruck.

Dokumente verwalten einfach und übersichtlich

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